Идея этого подхода проста. Предположим, нам нужно быстро находить документ в котором есть искомое слово. Мы строим список всех слов, которые есть в имеющихся у нас документах. Далее для каждого слова составляем список документов в которые он входит -- это и называется индексом. Теперь при поиске нам не нужно заново просматривать все документы: достаточно просмотреть индекс: здесь уже для каждого искомого слова есть готовый список документов, в которые он входит.
